雑記

議事録担当の目的と書き方のコツとは|メモ帳で作成できるテンプレート公開

議事録担当の目的

重要と思われる内容をピックアップし整理する

会議の時間は限られています。つまり、発信者から発せられる情報も限られています。いかにその会議内で発信された情報から重要と思われるキーワードや問題点をピックアップする事が出来るかがポイントです。顧客会議などにおいて、より的確、迅速に重要ポイントを整理するための必要なスキルを身につける為の訓練と考えましょう。

”すべきこと”をハッキリさせる

ビジネスの世界では、会議の中で議論をして生まれた”すべきこと”のことを
アクションアイテム(Action Item)または、AIと呼びます。
アクションアイテムの明確化という作業を行うことで、会議の質を向上し、次への行動の足がかりを付けることの意識付けを定着化することができるのです。

コミュニケーションスキルの向上

会議の場で発信された情報の中には、分からないキーワードが登場することがよくあります。分からなかったことを発表者や発言者に聞き回ることで、体を使って情報を得ることの訓練になり、コミュニケーションのネットワークも拡大します。知らないことは全く恥ではないので積極的に周囲の有識者とコミュニケーションを取りましょう。

知識の幅を広げる

非専門分野の情報を得ることで、知識の幅を広げることができます。また、自身の専門分野にも応用できることもある為、自分とは関係のない分野と思わず、議事録を取りつつ知識をドンドン吸収していきましょう。

書き方のコツ

議事録の書き方のコツとして以下の4つのポイントを意識すると良いでしょう。

1.主語と述語をハッキリと。そして、より簡潔に書きましょう。

2.アクションアイテム、残すべきと思われるQ&Aとコメントは確実に記録するようにしましょう。

3.アクションアイテムは、できる限り会議終了時に、会議の場で共有しましょう。

4.聞き取れなかったり理解できなかった部分は、その場、あるいは後日、発表者や発言者に確認しましょう。

いつまでに議事録を作成すべきか

可能な限り、会議当日中に作成し、会議出席者に展開できるようにしましょう。
最初のうちは作成に時間がかかる為、翌日に展開しても問題ないでしょう。
※翌日まで時間がかかりそうな場合は上司に相談しましょう。

議事録テンプレートの公開

WindowsのPCであれば、メモ帳でも議事録作成はできます。
社内で議事録のフォーマットが決まっていないのであれば、下記の議事録テンプレートをご利用ください。※Wordでも下記テンプレートは利用できます。

=============議事録テンプレート=============

【会議名】〇〇〇検討会議
【日 時】2020/MM/DD ??:??-??:??
【場 所】A会議室
【出席者】<氏名>、<氏名>、<氏名>、<氏名>、<氏名>、・・・
【議 長】<氏名>
【議事録】<氏名>

1.案件名 <発表者名>
[Action Item]
   指示事項、宿題事項などのアクションアイテムを列挙する。
   (アクションアイテムには番号を振ると確認しやすくなる)

[結論]
   決まったことを記述する。

[概要]
   以下の質疑応答の意味が読み取れる程度の概要を記述する。
   目的、期待効果、業務リスト、等

[質疑応答]
   重要と思われるQ&Aとコメントを記載(議事録担当者の視点で問題なし)
   Q) 質問事項を記載。発言者の明記は任意。
   C) コメントを記載。発言者の明記は任意。
   A) 回答を記載。発言者の明記は任意。
   ★) アクションアイテム。この場所に記載しても、上記のようにまとめても、どちらでもよい。
      期日と担当者も忘れずに(期日:~MM/DD、担当者:〇〇)

   Q) 質問事項を記載。
   C) コメントを記載。
   A) 回答を記載。
   ★) アクションアイテム。

   ・
   ・
   ・

2.案件名 <発表者名>
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   ・
   ・

 

 

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